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A la rencontre de nos tuteurs - Bénédicte

Bénédicte V.

By Bureautique
A la rencontre de nos tuteurs - Bénédicte

Bénédicte V.

Tutrice en bureautique

En quelques mots

Depuis 2017 chez MonTuteur.fr
98 stagiaires formés
752 heures de cours !
Lucides et vaillants nous vaincrons !

A la rencontre de Bénédicte, tutrice en bureautique

Quinzième épisode d’une longue série, cette interview vous permet de découvrir Bénédicte, formatrice depuis 5 ans chez MonTuteur.fr ! Contant son histoire, son parcours, ses motivations, elle nous explique comment elle est devenue formatrice ainsi que ses conseils se perfectionner sur Microsoft Office.

Voici son histoire !

Depuis combien de temps êtes-vous formatrice ? Quelle(s) matière(s) enseignez-vous ? Avez-vous essayé de former sur une autre thématique ?

Cela ne va pas me rajeunir [Ndlr : rire]. C’était dans les années 2007 je crois, soit environ 14 ans.

A titre professionnel, j’ai toujours enseigné la bureautique. Je touche à beaucoup de choses par contre, comme le bricolage et les loisirs créatifs à titre personnel. Il m’arrive de faire un petit peu de tutorat sur « comment créer une mosaïque », « comment faire une gravure » … Mais c’est vraiment à titre personnel.

Lorsque j’ai commencé l’enseignement pour adultes, la nouvelle version d’Office 2007 venait de sortir. Je n’ai pas enseigné d’autres thématiques, mais si vous vous souvenez la différence entre les deux versions, c’est comme si on passait d’un monde à l’autre ! Je formais sur les deux versions, en fonction de celle utilisée par le stagiaire. C’était assez technique de passer de 2003 à 2007, parce qu’autant, visuellement ça avait changé, mais les fonctionnalités aussi !

Aujourd’hui les versions évoluent, mais la marche est moins importante.

Que faisiez-vous avant d’être formatrice et comment l’êtes-vous devenue ?

Je suis devenue formatrice à la fin de mes études. J’ai toujours eu un attrait pour l’enseignement, mais il est vrai qu’enseigner devant une classe de 30 adolescents avec 3 qui écoutent, et encore, seulement les années bissextiles [Ndlr : rire], ça ne me tentait pas vraiment.

J’ai fait un BTS Comptabilité & Gestion, puis je me suis véritablement formée pour devenir formatrice. J’ai pu notamment faire un stage dans un Greta [Ndlr : Groupement d’établissements de l’éducation nationale qui organisent des formations pour adultes] et différents organismes de formation. Ensuite, j’ai été l’assistante d’un formateur et l’aidais donc dans la préparation des supports de cours et des exercices. Je m’occupais également des retardataires du groupe que je prenais à part, pour les aider en one to one, afin qu’ils rattrapent les wagons.

J’ai passé plusieurs certifications en bureautique à mes débuts et je les ai toutes validées. Ça m’a pris quelques années pour me faire un véritable réseau, mais aujourd’hui je m’en sors.

Pourquoi MonTuteur.fr ? Qu’est-ce qui vous fait rester chez nous ?

Depuis 2017 que je travaille avec MonTuteur.fr, je peux dire que je suis vraiment ravie. L’équipe est tout simplement géniale ! La plateforme, les supports pédagogiques mis en place, la gestion de l’organisation, le suivi… tout est bien fait.

J’ai travaillé avec d’autres organismes qui faisaient aussi du distanciel, et la partie off, que le stagiaire ne voit pas, n’avait rien à voir. J’étais tout le temps dans l’attente ; l’attente d’une réponse par téléphone, d’une réponse par mail, d’un suivi, de la résolution d’un problème… Cela devenait compliqué.

A qui s’adresse votre formation en bureautique ?

La cible est plutôt large. Je dirais tout le monde ; tous ceux qui ont envie de découvrir, de se perfectionner et d’apprendre davantage sur les logiciels bureautiques. Que ça soit des étudiants, des artisans ou encore des salariés d’entreprises. Avec MonTuteur.fr, je travaille surtout avec des salariés.

Si je devais faire une estimation, je dirais que ma formation s’adresse à 80% à des salariés, et 20% à des particuliers pour des besoins personnels.

Je forme principalement sur Outlook, Excel, Word et PowerPoint.  A l’occasion Publisher, et encore moins souvent sur Access.

Présentez-nous rapidement les fonctionnalités majeures des logiciels de bureautique.

Je vais vous parler des trois principaux logiciels de la suite utilisés pour la bureautique, c’est-à-dire Word, Excel et PowerPoint.

Nous allons utiliser Word, lorsque nous avons besoin de mettre en page un document. Cela concerne les dossiers, les rapports de stage, des supports de communication… On ne va pas faire des choses extraordinaires, mais on peut tout de même s’amuser avec un faire-part, une carte de restaurant et même un flyer. Il y a énormément d’effets exploitables facilement sur Word.

Concernant Excel, c’est de la construction de tableaux pour faire des suivis de planning, de ventes, des rapports, des bilans, des statistiques et même des présentations d’entreprise par exemple.

Côté PowerPoint, j’essaie toujours de voir l’utilisation du logiciel en fonction de l’activité ou des besoins du stagiaire. Par exemple, pour un artisan, je vais lui dire qu’il peut faire une petite vidéo promotionnelle qui défilerait automatiquement sur un salon, ou une présentation de ses produits / services. Il n’y a pas besoin d’avoir un logiciel de montage de professionnels pour une TPE ou PME.

Quels sont vos objectifs pour vos stagiaires ?

Cela va vraiment dépendre des attentes du stagiaire et de sa personnalité. Certaines personnes vont vouloir le minimum syndical et cela leur suffiront. Ça ne sert à rien d’insister dans ces cas-là. Alors que d’autres sont curieux et vont rebondir sur leurs besoins en fonction des exercices.

Je préfère un stagiaire qui en fait peu, mais a appris et compris, plutôt qu’un stagiaire qui veut tout faire et tout voir, mais qui un mois après, en aura oublié les trois quarts.

Êtes-vous parfois surprise par des stagiaires, en positif comme en négatif ?

Surprise lorsqu’un stagiaire dit maîtriser l’ensemble de la suite Office, mais qu’après quelques exercices, je me rends compte que pas du tout [Ndlr : rire] ! C’est une surprise, puisqu’il faut revoir le programme pour réadapter les leçons, les exercices et surtout les objectifs.

A l’inverse, certains stagiaires sont vraiment débutants sur les logiciels, et parfois réticents au lancement de la formation. Et puis finalement, ils vont se donner les moyens, ils auront envie, ils seront motivés, et vont être très efficaces. Ils vont aller plus loin dans l’exercice et se l’approprier complètement pour leur usage.

J’ai pu découvrir des pépites. Cette volonté d’apprendre, c’est très motivant pour le formateur.

Que diriez-vous à une personne qui hésiterait à se former à distance en bureautique ?

Cela va vraiment dépendre de la personne. Certaines personnes n’ont connu que la formation en présentiel. Elles ont besoin que le formateur leur tienne la main, qu’il soit derrière eux à les corriger, les accompagner. Seulement, l’inconvénient du présentiel, c’est aussi des formations sur une journée. Le stagiaire va en prendre plein la tête pendant 7h, et il faut arriver à suivre. Cela peut être compliqué pour un novice.

Avec MonTuteur.fr, le stagiaire va se connecter pendant une demi-heure pour sa leçon hebdomadaire. S’il ne veut pas en faire plus, il s’arrête là. Le lendemain, il pourra travailler sur la plateforme d’e-learning à son rythme. C’est vraiment de l’autonomie, de l’adaptabilité de la distance. C’est très pratique contrairement au présentiel.

Il y a des avantages et des inconvénients aux deux types de formation ; chacun a ses préférences. Dans les deux cas, la mentalité et la rigueur de travail du stagiaire seront les éléments clés.

"Lucides et vaillants nous vaincrons"

Avez-vous une anecdote à nous raconter ?

C’était lors d’une formation bureautique en présentiel avec un groupe d’artisans. Je leur avais demandé de ramener des photos, pour apprendre à les trier.

En arrivant dans la salle, je voyais des stagiaires discuter autour d’un album photos… Je n’avais effectivement pas précisé qu’il fallait ramener des photos sur un support numérique [Ndlr : rire]. Nous avons tous eu un énorme fou rire, qui n’était absolument pas dans la moquerie. La stagiaire en question pensait qu’il y avait une solution pour scanner les photos avec le lecteur CD de l’ordinateur [Ndlr : rire]. C’était bienveillant et très TRES drôle. Un de mes meilleurs souvenirs.

A présent, je précise mes demandes même si cela peut être parfois très, trop, évident. Cela évite tout quiproquos !

D’après-vous, quelle plus-value pédagogique apportez-vous à vos stagiaires dans le cadre d’une formation ?

J’essaie de m’adapter à 100% aux besoins du stagiaire et surtout d’expliquer clairement, avec des mots simples. Ma force, je dirais que c’est de détourner le sujet principal, et faire comprendre la problématique avec des métaphores, j’adore !

Si le stagiaire a besoin de faire un tableau et un graphique, je ne vais pas lui apprendre à faire une fonction conditionnelle. J’essaie vraiment de le guider facilement vers la bonne solution.

En tant que formatrice, ma plus-value va donc se porter sur mon approche, ma pédagogie et mon sens de l’humour !

Avez-vous gardé contact avec des stagiaires ?

Je trouve ça plus facile de garder contact avec des stagiaires que j’ai eus en formation présentielle. Mais cela arrive effectivement que l’on se croise par un heureux hasard.

Sinon je peux recevoir des messages de salutations ou de bonne année, et plus occasionnellement des messages de stagiaires qui ont besoin d’aide sur une formule ou une manipulation. Ça arrive, mais c’est plutôt rare.

Sur quel logiciel passez-vous le plus de temps ?

Excel sans hésitation ! Pour moi, c’est celui qui est le plus complet. Je peux faire énormément de choses variées. C’est vrai qu’il y a Word aussi, mais hormis la mise en page ou la création d’un support de communication comme on a dit tout à l’heure, il a ses limites.

J’ai l’impression qu’avec Excel, c’est illimité. On peut faire des formules pour tout et n’importe quoi, automatiser ses calculs. On ne fait pas que de simples tableaux.

Dans n’importe quel secteur d’activité, la maîtrise d’Excel est une compétence très appréciée. C’est vraiment ce que je pourrais conseiller à tout salarié, se perfectionner autant que possible sur ce logiciel.

Quel logiciel de bureautique vous semble indispensable ?

Cela va dépendre des besoins du stagiaire, de son métier, de son secteur d’activité, de beaucoup de choses finalement.

Si j’ai devant moi une secrétaire qui fait beaucoup de traitement de texte, de rédaction de courriers, je vais vous dire Word. A l’inverse, si elle fait beaucoup de statistiques sur les ventes de son entreprise, en fonction des budgets alloués par exemple, je vais dire Excel. Et puis finalement, si elle crée des supports de communication et marketing pour l’aide à la vente, et bien ce sera PowerPoint !

J’ai un gros parti pris pour Excel, vous l’aurez bien compris, mais je ne vais pas former quelqu’un sur un outil qu’il n’utilise pas.

Côté Excel, connaissez-vous des manipulations ou des formules qui ne sont pas forcément très connues, mais qui pourraient nous faire gagner beaucoup de temps ?

Je ne citerais pas forcément une formule, mais plus un utilitaire qui fait gagner beaucoup de temps. C’est le petit pinceau de reproduction de la mise en forme. Au lieu de cliquer sur chaque cellule et appliquer une couleur ou une taille de police ou les deux, en utilisant le pinceau, l’ensemble de la mise en forme sera dupliquée à la cellule.

Il y a également le remplissage instantané. J’en parle à toutes mes formations, même à partir du niveau débutant. Dès qu’on travaille sur une base de données, c’est un outil génial. Il s’utilise avec la poignée de recopie en bas à droite de la cellule.

Il y a cette question qui est récurrente également : « J’ai une colonne en majuscules, comment puis-je la mettre en minuscules ? ». Malheureusement cette fonctionnalité n’est pas directement accessible par un bouton comme sur le reste de la suite Office. Mais il est possible de contourner cette absence avec une formule ou la fonction de remplissage instantané qui permet de gérer les caractères. Si vous voulez concaténer deux cellules en une seule, si vous voulez mettre le nom et le prénom, c’est également possible. C’est un outil qui est vraiment pratique.

Avec la version 2021, il y a eu aussi des nouveautés sur avec la formule « SI ». Avant, pour faire plusieurs fonctions « SI », elles devaient être imbriquées les unes dans les autres. Aujourd’hui, ils ont pallié à ça, en créant les fonctions « SI.CONDITIONS » et « SI.MULTIPLE » qui peuvent prendre en compte 127 critères ! Il y a pas mal de choses envisageable avec tout ça [Ndlr : rire] !

Ils ont aimé leur formation avec Bénédicte !

Guillaume R.

Très bonne interlocutrice lors de ma formation Excel à vos côté. Merci à Bénédicte pour votre accompagnement.

Noëlle B.

Complètement novice dans l'utilisation de Word et Excel, j'ai acquis grâce à Bénédicte, ma tutrice, une formation qui me permet maintenant d'élaborer des supports écrits , imagées et décoratifs qui me servent au travail. Je me sens plus autonome et je tiens à la remercier pour toute l'attention et la pédagogie qu'elle a su avec professionnalisme m'enseigner.

Dorothée C.

Ma tutrice Bénédicte est vraiment au top ! Beaucoup de samedis m'ont été consacrés pour cette formation et j'ai beaucoup appris avec elle. Dans un climat très sympa et grâce à sa pédagogie, ce fut agréable d'apprendre dans ces conditions-là. Merci à elle.

Philippe L.

Je suis actuellement une formation bureautique, qui est très adaptée à mon projet. Les supports sont très didactiques, appropriation rapide, les séquences sont courtes efficaces et pertinentes. Bénédicte assure le soutien pédagogique à ma formation, sa contribution régulière et sa disponibilité sont des éléments déterminants et indispensables pour la réussite, compléter les acquis, répondre aux questions, maintenir la motivation. Son approche est très professionnelle, motivante et empathique qui fait oublier le distanciel.

Gilles G.

Plusieurs contacts avec Bénédicte parfait. Elle est très pro et à l’écoute. Merci a elle, comme les administratifs. Formation très pointue. Impeccable.

Marc DM

Je fait actuellement une formation Excel. C'est top et je remercie Bénédicte pour sa disponibilité.

Dans le cadre de votre projet de formation en bureautique, vous souhaitez suivre un cours d’essai gratuit avec Bénédicte ?

Jean-Pierre D.

By Bureautique

Jean-Pierre D.

Tuteur en bureautique

En quelques mots

Depuis 2013 chez MonTuteur.fr
Plus de 922 stagiaires formés
Plus de 6 808 heures de formations !
'Tu me dis, j'oublie. Tu m'enseignes, je me souviens. Tu m'impliques, j'apprends.' - Benjamin Franklin

A la rencontre de Jean-Pierre, tuteur en bureautique

Douzième épisode d’une longue série, cette interview vous permet de découvrir Jean-Pierre, formateur depuis 2013 chez MonTuteur.fr ! Contant son histoire, son parcours, ses motivations, il nous explique comment il est devenu formateur ainsi que ses conseils en bureautique.

Voici son histoire !

Depuis combien de temps êtes-vous formateur ? Que faisiez-vous avant de l’être ?

Ça fait un peu plus de 25 ans que je suis formateur et avant j’ai exercé beaucoup de métiers très différents les uns des autres. J’ai travaillé dans la mécanique, l’aéronautique, la chimie, j’ai été acheteur, coursier, technico-commercial…en tout, j’ai travaillé dans près de 37 sociétés, dont une quinzaine d’agences intérim !

Tout au long de ma vie professionnelle, j’ai donc suivi beaucoup de formations et c’est pour ça que la formation est pour moi, un vrai moteur. Je suis empreint de ça, c’est grâce à la formation que j’ai pu changer de métiers, que j’ai évolué et acquis des nouvelles compétences, tout en me remettant en question comme je le fais souvent dans ma vie en général.

J’ai commencé à travailler dans l’informatique en 1986 et j’ai finalement suivi une formation pour devenir formateur en bureautique.

J’ai d’abord commencé ma carrière en formant des élèves sur les outils informatiques au sein d’un CFA, puis dans d’autres secteurs, j’ai formé des utilisateurs sur leurs nouveaux outils.

Pendant 1 an, j’ai même été instit’ vacataire dans le primaire !

Le fait de montrer, d’apprendre à quelqu’un, c’est quelque chose que j’ai toujours aimé faire. Je n’ai jamais fait de rétention dans mon travail. C’est à dire que si je sais faire quelque chose et que je peux transmettre mon savoir, je le fais avec plaisir et sans retenue.

Depuis combien de temps travaillez-vous chez MonTuteur.fr ? Qu’est-ce qui vous fait rester ?

Ça fait maintenant 9 ans que je travaille chez MonTuteur.fr. J’ai connu le groupe grâce à un ancien formateur qui travaillait dans ma précédente entreprise.

Ce qui me plaît chez MonTuteur.fr, hormis le fait d’exercer le métier que j’aime, c’est d’abord la variété des méthodes de formation. Avant la crise sanitaire, on a eu beaucoup de cours en présentiel donc on avait le plaisir d’aller dans des endroits différents que ce soit chez des stagiaires, dans des sociétés, pour des formations en groupe ou en individuel. Et ça, c’était chouette ! J’avoue que ce format m’a beaucoup plu et c’est ce qui a fait que je suis resté.

Ensuite, ce qui me plaît, c’est toute l’équipe que j’apprécie énormément, que ce soit mes collègues du service pédagogique avec qui je travaille le plus, mais aussi ceux des autres départements du Groupe avec qui on a même fait un voyage en Corse, il y a quelques années déjà. Ces moments de partage nous ont rapproché et il y a un vrai lien qui s’est créé, on peut dire que ce côté sentimental fait partie des raisons pour lesquelles je reste fidèle à la société.

A qui s’adresse une formation de bureautique ?

Elle s’adresse à toutes les personnes qui ont besoin de connaître des nouveaux outils. Que ce soit à des fins personnelles ou professionnelles pour pouvoir changer de métier, obtenir un nouveau poste, développer ses compétences ou encore se qualifier pour retrouver un emploi.

A l’inverse, j’ai eu plusieurs stagiaires qui ont fait une formation alors qu’ils n’en avaient pas besoin ! En fait, dans un cadre précis, c’était les managers qui inscrivaient leurs salariés sans les aviser. Alors quand j’avais ce type de stagiaires, je leur disais que c’était toujours bien d’apprendre, qu’ils allaient oublier la majorité du contenu de la formation dans les mois suivants, mais qu’ils auraient toujours des notions en mémoire, qui reviendront le jour où ils se remettront sur le logiciel.

Et dans tous les cas, le fait d’apprendre c’est toujours bon intellectuellement, ça permet de garder son cerveau en éveil même si on ne met pas forcément en pratique ce qu’on a appris.

Quels sont les points abordés pendant la formation ?

La formation se fait en fonction des besoins, de ce que les stagiaires vont me demander. Il y a ceux qui ne savent pas vraiment ce dont ils ont besoin et ceux qui savent exactement ce qu’ils veulent et qui parfois changent d’objectifs au fur et à mesure.

Sur Excel, il y a aussi le fantasme du tableau croisé dynamique et de la recherche V [Ndlr : rire], beaucoup n’en ont absolument pas besoin mais veulent les connaître à tout prix ! Alors je leur montre.

Il faut donc écouter les souhaits des stagiaires mais surtout arriver à savoir ce dont ils ont réellement besoin. Il m’arrive souvent de leur demander de me montrer sur quels types de fichiers ils travaillent pour déterminer leurs attentes, lorsqu’ils n’arrivent pas à les exprimer eux-mêmes.

Beaucoup voudraient aussi être capables de faire des manipulations, alors qu’ils n’en ont pas tout à fait les moyens. C’est un aspect qui n’est pas toujours évident à gérer et pour déterminer ce qu’ils savent faire et leurs lacunes, je leur fais passer un test de niveau à chaque fin de chapitre sur notre plateforme dédiée. Et en fonction de leurs résultats, ça me permet de leur indiquer quelles leçons étudier.

A quoi ressemble une journée type pour vous ?

Si je prends en exemple une journée bien remplie, elle peut commencer à 8h et se finir parfois à 22h. Il y a vraiment eu de très belles années chez MonTuteur.fr pendant lesquelles j’enchaînais des rendez-vous toutes les demi-heures.

Donc, pour commencer je regarde tous les rendez-vous que je vais avoir dans la journée en allant sur chaque profil stagiaire, voir tous les parcours qu’ils ont fait sur la plateforme depuis notre dernier entretien et je prépare tous mes documents de formation.

Lors du rendez-vous, je leur demande si tout va bien, s’ils ont eu le temps de travailler sur la plateforme et s’ils ont rencontré des difficultés pour qu’on puisse revenir dessus ensemble.

Entre chaque rendez-vous, j’envoie mes mails contenant des exercices ou des réponses aux questions posées ; il y a beaucoup de demandes.

Côté administratif sur notre plateforme, j’indique tous les commentaires liés au suivi de mes stagiaires et s’il y a des décalages ou annulations de rendez-vous, je fais aussi les modifications sur cet outil. Ça peut me prendre beaucoup de temps car je note d’abord tout sur mon fidèle cahier. J’en suis d’ailleurs à mon 19e [Ndlr : rire] !

Êtes-vous parfois surpris par des stagiaires, en positif comme en négatif ?

Commençons par le positif : ce sont tous ceux qui sont très impliqués, qui ont parfois des formations longues et qui gardent la même motivation du début à la fin. Ça, c’est surprenant parce que généralement, il y a toujours un peu de relâchement à un moment donné. Et ceux qui travaillent tous les jours sur la plateforme, qui sont réguliers, qui font tout ce que je préconise, là je suis quand même très agréablement surpris et je me dis qu’au moins ils savent pourquoi ils bossent !

"Tu me dis, j'oublie. Tu m'enseignes, je me souviens. Tu m'impliques, j'apprends." - Benjamin Franklin

Que diriez-vous à une personne qui hésiterait à se former à distance ?

Ça dépend, car il y a des personnes qui ne sont réellement pas faites pour être formées à distance, parce qu’elles ont besoin d’avoir quelqu’un à côté d’elles ou que ce soit une approche très scolaire. Pour ces personnes-là, c’est plutôt compliqué de se former à distance.

En revanche pour les autres, je leur dirais que l’avantage de se former à distance, c’est le fait d’avancer en toute autonomie, de choisir ses horaires puisque la plateforme est accessible 24h/24, de pouvoir revenir en arrière sur les chapitres souhaités. Il y aussi le fait que la totalité des contenus de formation soit accessible à tous les stagiaires, qu’ils aient un niveau débutant, intermédiaire ou avancé.

Se former à distance permet donc d’avancer à son rythme, ce qui n’est pas toujours le cas lors d’un travail en groupe, où certains avancent plus vite que d’autres et où des points peuvent ne pas être abordés ou trop rapidement. Et n’oublions pas que même si la formation se fait à distance, nous sommes là, tuteurs, pour répondre à toutes les questions et revenir sur les difficultés rencontrées lors du travail sur la plateforme.

Si vous êtes motivé et que vous pouvez travailler en toute autonomie tout en fournissant un travail régulier alors la formation à distance est faite pour vous !

Avez-vous une anecdote à nous raconter ?

Alors, ce n’est pas une anecdote très positive mais elle m’a marqué.

Comme je l’ai dit plus tôt, parfois ce sont les responsables qui inscrivent leurs salariés à une formation, sans forcément les concerter. J’ai donc eu le cas d’une société qui avait imposé une formation à 4 de ses salariés, qui la faisaient par obligation.

Et lors de nos rendez-vous téléphoniques, souvent j’entendais leur chef qui leur aboyait dessus en criant « On est en train de bosser, tes collègues ont besoin de toi ! ». Ils répondaient qu’ils étaient en formation mais rien n’y faisait, leur chef continuait à les malmener et n’était pas du tout respectueux ni envers eux ni envers leur formation. Je crois que c’est le pire cas que j’ai eu !

Quelle différence faites-vous entre le métier de tuteur en formation tutorée à distance et celui de tuteur en face à face et/ou en classe virtuelle ? Que préférez-vous ?

La principale différence, c’est que lorsqu’on forme à distance, les stagiaires apprennent par eux-mêmes, ils vont avancer sur tout ce qu’ils savent faire, ils n’ont pas besoin du tuteur jusqu’à ce qu’ils soient en difficulté donc là dans un deuxième temps ils nous posent des questions et il y a vraiment un accompagnement.

A l’inverse, lorsqu’on les forme en face à face/et ou en classe virtuelle, ils apprennent au fur et à mesure du cours et doivent retenir ce qu’on leur montre « en temps réel », d’une certaine manière. Il y a tout de suite un échange et toutes les explications sont données les unes après les autres, et je trouve qu’on n’avance pas aussi bien qu’à distance, qui est ce que je préfère.

En réalité, quand tu formes en présentiel, tu montres comment faire, tu fais faire, tu regardes s’ils ont compris la manipulation et tu passes à la suite.

D’après-vous, quelle plus-value pédagogique apportez-vous à vos stagiaires dans le cadre d’une formation ?

Je dirais qu’en tant que tuteur, on a une vraie plus-value car les stagiaires passent du temps à apprendre en totale autonomie et les sujets sur lesquels ils ont eu des difficultés, on est là pour revenir dessus ensemble et leur donner la bonne méthode pour comprendre et retenir. C’est là qu’est notre plus-value. Et puis on va vraiment les accompagner, les motiver tout au long de leur parcours.

Je rappelle aussi à mes stagiaires que c’est très bien de chercher seuls une réponse à une question car ils retiendront mieux s’ils trouvent par eux-mêmes mais que s’ils mettent trop de temps, je suis à leur disposition, ils peuvent m’appeler, m’envoyer un message pour être débloqués sans attendre le rendez-vous d’après.

Avez-vous gardé contact avec des stagiaires ?

Oui, et je dis à mes stagiaires de ne pas hésiter à me contacter même après la formation en cas de besoin. J’ai par exemple 2 salariés de la même société, qui m’ont appelé 1 an plus tard parce qu’ils avaient des questions sur un sujet et j’ai pu les dépanner. J’ai aussi une ancienne stagiaire qui m’a contacté 3 ans après sa formation, elle était avec une collègue et elles ne s’en sortaient plus avec la formule Recherche V sur Excel !

Et au-delà de la relation purement tuteur/stagiaire, il y en a qui m’envoient des photos de leurs vacances ou d’autres qui me proposent qu’on se revoit, mais ce n’est pas si simple de garder un lien lorsqu’on a plusieurs centaines de stagiaires [Ndlr : rire] !

Quels conseils donnez-vous à vos stagiaires pour progresser et obtenir leur certification ? 

Sur la plateforme, c’est de ne pas hésiter à revenir sur les leçons et refaire les exercices qui sont à la fin de chaque chapitre.

Et c’est surtout de mettre en pratique les leçons apprises, pour que tout soit plus concret et vérifier si tout a bien été assimilé. Il y a notamment beaucoup de stagiaires qui travaillent sur leurs propres documents professionnels et c’est dans ce genre de cas pratique qu’on voit tout de suite si les manipulations ont été acquises ou non.

C’est vraiment la mise en situation qui est le plus important.

Quel logiciel préférez-vous dans la suite Office ? Pourquoi ? Et dans quel contexte ?

J’aime particulièrement Excel parce qu’il y a énormément de choses à connaître, il y a plus de 460 fonctionnalités ! J’aime le fait que ce logiciel soit complexe, parce qu’il ne suffit pas d’apprendre une fonction pour savoir l’appliquer sous sa forme la plus complexe. Ça demande toute une démarche intellectuelle pour mettre en œuvre ce qu’on a appris, et ça c’est ce qui me plait.

J’aime bien aussi PowerPoint et Word parce qu’on peut vraiment s’amuser avec. Quand il s’agit de toucher à la mise en forme d’un document, c’est l’occasion de faire sortir notre âme d’artiste, on peut vraiment y aller ! On clique à gauche, à droite, on peut faire ce qu’on veut en testant et en étant curieux.

Avez-vous une manipulation secrète sur Excel qui pourrait nous faire gagner beaucoup de temps ?

Moi ce que je fais c’est les raccourcis clavier. Il y a quelque chose que je montre qui n’est pas dans Excel, c’est ‘Alt+Tab’ pour passer d’une application à l’autre parce que parfois je vois les stagiaires, il ferme leurs fenêtres mais il ferme les fenêtres complètement. Il ne les réduise pas. Il y en a qui ne savent pas réduire leur fenêtre. Donc il les ferme. Ils vont fermer le navigateur alors qu’ils ont plusieurs onglets ouverts. Et ce que je leur dis, c’est d’utiliser le ‘Alt+Tab’. Ils vont de l’une à l’autre, ils peuvent revenir dessus sans avoir besoin de réduire ou de fermer. C’est plutôt pratique quand on ne le sait pas.

Il y a l’outil Capture, ‘Alt+Impr écran’ pour pouvoir faire la copie d’écran de la fenêtre active ou le double clic sur la poignée de recopie lorsqu’on a un ensemble de lignes. Cela évite le cliquer-glisser manuel, surtout lorsqu’il y a 5 000 lignes [Ndlr : rire].

Et il y en a encore des centaines et des centaines. Les raccourcis claviers permettent de gagner un temps considérable, que ce soit sur une application Microsoft Office, sur l’environnement Windows/Mac, un navigateur… Tout est possible.

Ils ont aimé leur formation avec Jean-Pierre !

Armelle R.

Jean-Pierre est très sympathique et explique parfaitement.

Martine R.

J'ai apprécié la patience et l'adaptabilité de Jean-Pierre. Merci beaucoup !

Anne M.

Superbe disponibilité et clarté des explications de Jean-Pierre.

Corine C.

J'ai apprécié la formation à distance et le professionnalisme de Jean-Pierre. Il a une très bonne approche du pack Office.
Je recommande !

Aurélie C.

Merci à Jean-Pierre pour la qualité de nos échanges et sa disponibilité.
La formation s'est parfaitement déroulée.

Dans le cadre de votre projet de formation en bureautique, vous souhaitez suivre un cours d’essai gratuit avec Jean-Pierre ?

Les 5 bonnes raisons de suivre une formation en bureautique

By Bureautique, CPF, Formation tutorée à distance (FTAD)

Qui n’a jamais utilisé Word, Excel ou PowerPoint, les stars de Microsoft ? Maîtriser les outils bureautiques semble aujourd’hui évident, et pourtant, rares sont ceux qui ont été formés à leur utilisation et en particulier aux fonctionnalités avancées. Suivre une formation en bureautique pour gagner en efficacité et en aisance d’utilisation, devenir plus performant, optimiser sa réputation professionnelle ou simplement stresser moins, les avantages sont multiples.

Voici 5 bonnes raisons de s’inscrire à une formation en bureautique avec MonTuteur.fr.

1. Utiliser la bureautique et maîtriser la bureautique sont deux compétences différentes

Qui ne sait taper un texte dans Word ? Remplir les cellules d’un tableau dans Excel ? Poser des pavés de textes et d’images dans PowerPoint ? Mais si vous abordez l’utilité d’une macro dans Excel, l’animation d’une présentation PowerPoint ou la feuille de style automatique dans Word, vous aurez moins de volontaires. Or, ces savoir-faire font gagner du temps et font disparaître le stress des modifications de dernière minute.

2. Les logiciels de bureautique se réinventent à chaque mise à jour

Word 2008 et Word 2022 n’ont ni le même menu ni les mêmes automatismes. Ceux qui étaient à l’aise sur des versions plus anciennes peuvent être déroutés par les versions intégrées dans Office 365. La logique de travail participatif et d’enregistrement des éléments dans le Cloud demande aussi un peu d’habitude au départ. Il en va de même pour tous les autres logiciels bureautiques, qui proposent de plus en plus d’automatismes qui peuvent dérouter.

3. Mieux utiliser les outils bureautiques fait gagner en efficacité

Créer une mise en page complexe avec Word, utiliser Excel pour créer un outil de facturation quasi automatique ou utiliser le SmartArt sur PowerPoint permet avant tout de gagner du temps et donc d’être plus efficace pour se pencher sur la stratégie de l’entreprise. Cela permet aussi de raccourcir les journées de travail…

4. Se former en bureautique permet d’augmenter son employabilité

Certes, il est tendance de demander à un salarié de savoir poster une photo sur un réseau social ou d’alléger un fichier pour l’envoyer par courrier électronique. Cependant, dès l’envoi du CV et de la lettre de motivation, une bonne mise en page peut faire toute la différence. Un ami compétent a pu aider pour réaliser un CV, mais il ne sera pas présent au quotidien dans l’entreprise. Une formation permet de comprendre comment mieux organiser ses fichiers, ou que Word par exemple peut aussi enrichir un vocabulaire en proposant des synonymes.

5. Suivre une formation en bureautique permet de se motiver

Certes, il existe des formations en ligne pour chaque outil bureautique. Même Microsoft en propose. Mais encore faut-il se motiver pour s’améliorer, connaître ses marges de progression. Un bon tuteur s’adapte aux besoins de son élève et à son appétence pour progresser, que ce soit en mise en page PowerPoint, en tri du fichier commercial sur Excel ou pour gérer l’insertion d’images dans Word. Tout est simple, il suffit de se lancer !

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A la rencontre de nos tuteurs - Aline

Aline T.

By Bureautique
A la rencontre de nos tuteurs - Aline

Aline T.

Tutrice en bureautique

En quelques mots

Depuis Septembre 2021 chez MonTuteur.fr
96 stagiaires formés
Près de 711 heures de formations !
'A chaque jour suffit sa peine'

A la rencontre d’Aline, tutrice en bureautique

Dans cette interview, découvrez Aline, nouvelle recrue de l’équipe pédagogique MonTuteur.fr. Avec son expérience et son regard neuf, elle nous explique son parcours et ses conseils pour se perfectionner sur les logiciels bureautique.

Voici son histoire !

Depuis combien de temps êtes-vous formatrice ? Quelle(s) matière(s) enseignez-vous ? Avez-vous essayé d’autre(s) thématique(s) ?

Je suis nouvelle dans le secteur de la formation, j’ai commencé en septembre 2021. Je travaillais et travaille encore en tant que conseillère en insertion socio-professionnelle. Disons que je suis conseillère le jour et tutrice le soir ainsi que le week-end. Cela me permet d’être disponible quand mes stagiaires le sont, même si cela me fait des journées bien chargées ! Heureusement que ma famille est conciliante et aide à la bonne tenue de notre maison. J’aimerais à terme devenir formatrice à 100%, d’ici quelques mois j’espère.
Avant de devenir conseillère en insertion, j’ai été assistante administrative pendant 20 ans. J’ai beaucoup utilisé les logiciels de la suite Office – Word, Excel, PowerPoint, Outlook – et je peux dire aujourd’hui que je les maitrise. Le choix de la thématique de formation était donc plutôt évident. J’ai tout de même réalisé quelques formations pour devenir experte, même si Excel n’est toujours pas ma spécialité [Ndlr : rire].
D’un autre côté, j’aime beaucoup les réseaux sociaux. Je pense que je développerai mes compétences sur ce sujet, et proposerai dans quelques mois mes services sur la bureautique et les réseaux sociaux. L’avenir nous le dira !

Depuis combien de temps travaillez-vous chez MonTuteur.fr ? Qu’est-ce qui vous fait rester ?

MonTuteur.fr est l’organisme de formation avec lequel j’ai commencé ce nouveau métier de tutrice. C’est une belle histoire je trouve. J’ai postulé à une offre sur Facebook et c’est Jonathan [Ndlr : tuteur et chargé des réseaux sociaux] qui m’a répondu. Nous avons beaucoup échangé et il a fait suivre ma candidature à Meriem [Ndlr : responsable pédagogique de MonTuteur.fr]. Et bingo, le courant est parfaitement passé, et elle m’a donné ma chance.
Ce qui me fait rester est tout simple : MonTuteur.fr m’a donné l’opportunité d’exercer ce nouveau métier, un challenge pour moi. Tout le monde est à l’écoute et bienveillant. C’est très agréable de travailler dans ces conditions. De plus, toute la partie pédagogique et administrative est bien cadrée, la plateforme est très fonctionnelle, tout se passe bien ! Je n’ai rien à redire depuis mon arrivée.

A quoi ressemble une journée type ?

Mes journées sont plus ou moins rythmées de la même façon. Le matin et jusqu’à 17h, je joue mon rôle de conseillère en insertion socio-professionnelle. Entre 17 et 18h, c’est le moment où je rentre chez moi et me ressource, et de 18 à 21h, je mets ma casquette de tutrice ! Pour les rendez-vous de suivi FTAD, c’est 30 minutes, et par contre pour les cours individuels, je peux avoir des sessions de 2h.
Ça me fait des journées bien remplies, mais j’adore ! Ces 3h de formation le soir, je ne les associe pas comme du travail, mais davantage comme un échange. Si la personne a souhaité faire une formation, elle a fait le choix d’apprendre, donc ce sont des moments de partage, d’écoute et d’entraide. C’est plus ou moins mon travail en tant que conseillère en insertion [Ndlr : rire].

Que diriez-vous à une personne qui hésiterait à se former à distance en bureautique ?

Je pense que je lui citerais les avantages de la formation à distance, ce qu’une formation en présentiel ne peut offrir. Le principal avantage pour moi, c’est le fait de choisir les horaires des cours en fonction de son agenda professionnel et personnel. Cette flexibilité n’est pas possible avec une formation individuelle ou groupée en centre. En complément, c’est de pouvoir rester chez soi, dans son univers et dans de bonnes conditions pour apprendre et surtout comprendre. Voilà ce que je lui dirais.

Quels conseils donnez-vous à vos stagiaires pour progresser et obtenir leur certification ?

Il n’y a pas de secret, pour réussir sa certification mais surtout sa formation ; il faut travailler. Pas travailler pour finir les exercices le plus vite possible, mais travailler pour comprendre, surtout en bureautique. Sur n’importe quel logiciel, si le stagiaire fait ce qui est demandé sans comprendre, il ne sera pas en mesure de le refaire dans quelques semaines ou quelques mois, ce qui est dommage. Je préfère qu’il prenne le temps de faire un par un les modules, pour qu’ils soient compris, plutôt que de les faire vite de façon mécanique, et de revenir dessus lors de notre créneau de suivi.
En plus, pour moi c’est la répétition qui fait la compréhension. Les exercices sur la plateforme Campus, il faut les refaire sur son propre logiciel et en personnalisant la consigne. En s’imprégnant de la demande, on comprend mieux, et surtout on l’enregistre.

"A chaque jour suffit sa peine"

Quelle différence faites-vous entre le métier de tuteur en FTAD et celui de tuteur en cours individuel en visio ?

En tant que tuteur, il y a une véritable différence, alors que pour le stagiaire, c’est la même chose.
Sur une formation tutorée à distance, je vais venir en soutien du travail réalisé par le stagiaire. Sur la demi-heure ensemble par semaine, je vais reprendre avec lui ce qui a été fait, vérifier que l’ensemble des éléments a été compris. Je vais pouvoir à l’inverse le débloquer quand ce n’est pas le cas, en refaisant l’exercice avec lui et en lui expliquant différemment.
En cours individuel, les besoins diffèrent suivant le niveau de la personne. La formation va être totalement sur-mesure et adaptée à ses demandes. Les exercices seront faits pendant nos cours, et aucun travail ne sera demandé en dehors.
Je préfère l’accompagnement des cours individuels, j’ai l’impression d’apporter davantage mon aide, et surtout je peux les débloquer de suite, même s’il est parfois bon de les laisser trouver la solution par eux-mêmes.

D’après-vous, quelle plus-value pédagogique apportez-vous à vos stagiaires dans le cadre d’une formation ?

Ma plus-value en tant que tuteur, c’est d’être présent auprès du stagiaire et de faire en sorte qu’il progresse. Il y a des tutoriels sur internet, mais la force du tuteur c’est de pouvoir expliquer de X façons différentes une seule et même manipulation, jusqu’à ce que la notion soit comprise et intégrée.
En FTAD, nous avons un rôle de contrôleur, mais il faut aller plus loin et se rendre compte des efforts faits, et parfois quand les exercices sont bien compris par le stagiaire, j’ai l’impression d’être inutile. Mais je creuse, et j’arrive toujours à trouver quelque chose pour le faire progresser, encore et toujours.

A titre personnel, quels sont pour vous les points forts et points à améliorer du métier de tuteur ?

Comme je l’expliquais, je suis nouvelle en tant que formatrice. Les points forts que je pourrais citer font référence à la gestion mise en place chez MonTuteur.fr. En effet, pour moi la plateforme mise à disposition correspond parfaitement aux attentes et besoins des stagiaires. Elle est accessible 7j/7 et 24h/24. Certaines personnes aiment bien récupérer un support papier de la formation à la fin, et c’est possible de leur envoyer ce guide en format papier. C’est très apprécié.
En ce qui concerne les points à améliorer, je n’en ai pas. J’aime ce nouveau métier sous toutes ses coutures [Ndlr : rire] !

Avez-vous gardé contact avec des stagiaires ?

Oui avec quelques-uns de mes stagiaires, mais de façon très formelle. La période de la fin d’année a été propice à l’envoi des vœux et la reprise de contact. Je ne ferme pas la porte à garder le contact avec des stagiaires. Passer plusieurs heures avec une même personne, on se découvre des points communs, des centres d’intérêts. Encore une fois, ce sont des moments de partage.

Avez-vous déjà oublié de sauvegarder un document, et de ce fait avoir tout perdu ?

Dans mes plus lointains souvenirs, ça ne m’est jamais arrivé. Je dirais plutôt qu’il s’est produit plusieurs fois l’inverse ! Je m’explique. Pour les cours individuels, j’utilise des exercices que j’ai moi-même créés, qui ne sont pas sur la plateforme. Donc, lorsqu’on réalise l’exercice ensemble avec le stagiaire, il m’est déjà arrivé une fois ou deux d’enregistrer le fichier à la fin de la visio, en écrasant le fichier modèle de l’exercice. De ce fait, quand j’ai envoyé l’exercice à un autre stagiaire, il avait déjà les réponses !
Il est donc important de rappeler : lorsqu’on souhaite utiliser un document existant comme modèle, il est préférable de faire un « enregistrer sous » du fichier avant !

Quelle est votre formule Excel favorite ?

Je dirais que je n’ai pas de formule préférée à proprement parlé. Ce sont plutôt les fonctionnalités d’Excel dans leur globalité que j’apprécie. Le tableur a pour principal objectif de nous faire aller plus vite qu’avec une simple calculatrice. Ce que j’aime faire et apprendre à mes stagiaires, c’est comment aller encore plus vite en utilisant des raccourcis clavier.
Je ne suis pas encore la pro des raccourcis clavier sur Mac, mais côté PC, j’adore !

Savez-vous qu’une tiktokeuse aux Etats-Unis gagne une somme à 6 chiffres par mois en donnant des cours Excel sur le réseau social Tiktok ? Et vous, quand vous lancez-vous sur la plateforme ?

Waouh ! Il n’y a qu’aux Etats-Unis qu’on peut lire de telle nouvelle [Ndlr : rire] ! Je ne suis pas experte sur TikTok, mais je suis sûre que ma fille va pouvoir m’aider à créer un compte et m’expliquer le concept ! Je ne pense pas faire des vidéos tutoriels et gagner autant d’argent, mais il faudra tout de même que je me lance sur ce réseau social si je veux devenir tutrice en social media !

Ils ont aimé leur formation avec Aline !

Patricia M.

Un très bon outil pour revoir et perfectionner ses connaissances, avec un tutorat très compétent.

Corine R.

C'est un bon outil pour améliorer ses connaissances et les appliquer en entreprise. Je le conseille !

Bahija T.

Formation adaptée et satisfaisante !

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