Stagiaire gratifié: vous devez lui remettre un bulletin de paie
Un stage de plus de deux mois, une gratification qui dépasse le seuil réglementaire. Et cette question qui surgit en réunion: faut-il vraiment éditer un bulletin de paie pour un stagiaire?
La réponse tient en quelques mots: oui, dès que la gratification est versée. Le Code du travail et l’URSSAF sont formels. Derrière ce document se cachent des obligations déclaratives et un risque de redressement que trop d’employeurs découvrent au moment d’un contrôle.
La gratification, ce n’est pas un salaire
Un stagiaire n’est pas lié par un contrat de travail, mais par une convention de stage. La somme qu’il perçoit n’est pas un salaire: elle s’appelle une gratification. La distinction est juridique, elle emporte des conséquences immédiates sur la fiche de paie.
Le décret n° 2014-1420 a rendu la gratification obligatoire pour tout stage d’une durée supérieure à deux mois consécutifs ou non, au cours d’une même année scolaire ou universitaire. Avant ce seuil, l’employeur reste libre de verser une gratification, mais il n’y est pas tenu.
Contrairement au salaire, la gratification ne finance pas l’ouverture des droits à l’assurance chômage. En revanche, elle entre dans l’assiette des cotisations sociales au-delà d’une certaine limite, ce qui impose de rédiger un bulletin de paie mentionnant la part exonérée et la part assujettie.
Le montant minimum 2026: 4,50 € de l’heure, et ça bouge peu
Le calcul change chaque année, parce qu’il est indexé sur le plafond horaire de la Sécurité sociale (un paramètre de plus à surveiller au 1er janvier).
Au 1er janvier 2026, le plafond horaire est de 30 € (arrêté du 22 décembre 2025). La gratification minimale est fixée à 15 % de ce montant, soit 4,50 € par heure de présence effective. Pour un temps plein mensuel de 151,67 heures, cela donne 681,93 €. Pour 154 heures, comptez 693 €.
Le site entreprendre.service-public.gouv.fr rappelle que ce taux est national. Une convention collective de branche peut prévoir un montant supérieur: celle des architectes dépasse le minimum légal. Les dispositions de votre convention collective priment, et une omission peut coûter cher en cas de litige.
Voici comment la gratification minimale a évolué ces dernières années:
- 2022: 3,90 € (15 % de 26 €)
- 2023: 4,05 € (15 % de 27 €)
- 2024: 4,35 € (15 % de 29 €)
- 2025: 4,50 € (15 % de 30 €), inchangée en 2026
La progression est lente, mais elle a une conséquence directe sur le bulletin: plus le plafond horaire grimpe, plus la part exonérée de cotisations augmente. La franchise reste calée sur le même pourcentage.
La franchise de cotisations en pratique
L’exonération ne porte que sur la fraction de la gratification correspondant à 15 % du PASS horaire. Pour chaque heure effectuée, vous retenez le montant horaire de la gratification, vous le comparez au seuil de 4,50 €, et vous ne cotisez que sur l’éventuel dépassement.
Prenons un stage de 154 heures gratifié à 5 € de l’heure. La gratification totale est de 770 €. La franchise s’élève à 4,50 € x 154 h = 693 €. L’assiette des cotisations sociales est donc de 770-693 = 77 €. C’est sur ces 77 € que l’employeur et le stagiaire acquitteront les cotisations, dans les mêmes conditions que pour un salarié.
Pour les avantages en nature (repas au restaurant d’entreprise, par exemple), l’URSSAF précise que si le stagiaire paie au moins 50 % du forfait repas, aucune cotisation n’est due. La règle est identique à celle des salariés.
Cotisations et DSN: ce qui part au stagiaire, ce qui reste à l’entreprise
La gratification exonérée échappe à la CSG, à la CRDS et aux contributions d’assurance chômage. En revanche, la part qui excède la franchise supporte les cotisations suivantes:
- Maladie, maternité, invalidité, décès
- Vieillesse plafonnée et déplafonnée
- Allocations familiales
- Accident du travail
- CSG et CRDS (sur 98,25 % de l’assiette)
- Contribution solidarité autonomie
- Versement mobilité (si applicable dans le ressort de l’entreprise)
Côté employeur, les contributions patronales sont dues dans les mêmes conditions que pour un salarié, mais uniquement sur la part excédentaire. Un stagiaire dont la gratification est strictement égale au minimum légal ne génère aucune cotisation ni patronale ni salariale. Le bulletin de paie ne comportera alors qu’une ligne de gratification exonérée, sans aucune retenue.
La déclaration sociale nominative (DSN) n’est pas facultative: chaque stagiaire percevant une gratification, même totalement exonérée, doit être déclaré avec le statut spécifique « étudiant stagiaire ». Le bloc « Stagiaire, S21.G00.40.011 » doit être renseigné, et le montant de la franchise reprise dans la rubrique dédiée. Une déclaration incomplète expose au risque de régularisation URSSAF, avec pénalités.
Le bulletin de paie du stagiaire reste obligatoire
L’article L. 242-1 du Code de la Sécurité sociale impose de délivrer un bulletin de paie à toute personne à qui on verse une rémunération, gratification comprise. Seule exception: une gratification volontaire, sous le seuil de franchise, sur un stage de moins de deux mois; une attestation de stage suffit alors, mais la DSN reste recommandée pour tracer le versement. Un employeur qui omet ce bulletin pour un stagiaire gratifié encourt les mêmes sanctions qu’en travail dissimulé: redressement sur la période, remise en cause des exonérations, majorations.
Exemple de bulletin de paie commenté (stage de 3 mois, 154 heures)
Pour fixer les idées, voici un bulletin de stagiaire gratifié à 5,50 € de l’heure pour 154 heures mensuelles en mars 2026.
Ce bulletin comporte très peu de lignes, mais chaque rubrique a son importance.
Identification du stagiaire et de l’entreprise
En-tête obligatoire: nom et prénom du stagiaire, adresse, numéro de sécurité sociale, nom et adresse de l’employeur, numéro SIRET. Le SIRET doit être exact, une erreur fréquente qui bloque les déclarations en DSN. Vous pouvez vous assurer de la validité du numéro avec un calculateur de clé SIRET avant de le porter sur le bulletin.
Période et nombre d’heures
La période de paie doit correspondre à la durée de présence effective. Ici, mars compte 154 heures. Le taux horaire de la gratification est indiqué (5,50 €), ainsi que le montant total (847 €). Le bulletin mentionne également la date de début et de fin de la convention de stage.
Ligne de gratification exonérée et ligne soumise à cotisations
Le bulletin doit scinder la gratification en deux parties:
- Gratification exonérée: 154 h × 4,50 € = 693,00 €
- Gratification soumise à cotisations: 847 €, 693 € = 154,00 €
Cette ventilation est impérative pour l’URSSAF. Les cotisations salariales et patronales portent sur 154 €. Elles apparaissent dans les lignes dédiées à la Sécurité sociale, la CSG, la CRDS, etc. La CSG déductible et non déductible sera calculée sur 98,25 % de cette assiette.
Mentions complémentaires
Depuis le 1er janvier 2025, le bulletin de paie doit mentionner le pourcentage de la franchise appliqué (15 % du PASS horaire) et la valeur horaire du PASS. Ces mentions ne sont pas toujours présentes sur les modèles, mais les contrôleurs URSSAF les attendent lors des vérifications.
En bas de bulletin, le cumul des exonérations et la part soumise sont repris, ainsi que la nature de l’emploi: « stagiaire ». Ne pas cocher « salarié non cadre »: le statut particulier doit être explicite.
Erreurs qui coûtent cher et comment les éviter
Erreur n°1: ne pas remettre de bulletin du tout
C’est la plus fréquente. Une entreprise de 14 salariés accueille un stagiaire en M2 pour six mois, lui verse 700 € par mois, et ne délivre qu’une attestation de stage. En cas de contrôle, l’URSSAF requalifie les versements en salaire, réclame l’intégralité des cotisations patronales et salariales sur la période, et peut appliquer les majorations pour travail dissimulé. La production d’un bulletin après coup ne suffit pas à effacer le risque.
Erreur n°2: se tromper sur la franchise
Si la franchise est mal calculée, la déclaration DSN est fausse. Soit vous assujettissez à tort une somme exonérée, soit vous omettez de cotiser sur un trop-perçu. Dans le premier cas, le stagiaire peut contester les retenues, dans le second, vous vous exposez à un redressement. Vérifiez systématiquement le PASS horaire en vigueur sur le site de l’URSSAF.
Erreur n°3: oublier la DSN pour un stagiaire à la gratification minimale
Même si aucune cotisation n’est due, la DSN doit mentionner chaque stagiaire. L’omission fréquente est due à la croyance qu’une absence de cotisation dispense de toute formalité. Les données de la DSN servent aussi à France Travail et aux organismes de retraite: l’absence de déclaration prive le stagiaire du report de ses périodes de stage pour ses droits futurs.
Une bonne pratique consiste à créer un modèle de bulletin de paie stagiaire dans votre logiciel de paie, avec les libellés adaptés et la ventilation automatique. La plupart des éditeurs proposent aujourd’hui des profils « stagiaire » qui simplifient le paramétrage.
Questions fréquentes
La gratification est-elle obligatoire avant deux mois de stage?
Non. Avant deux mois de présence effective, aucune gratification n’est obligatoire. Si l’employeur décide néanmoins d’en verser une, il est libre d’en fixer le montant et n’est pas tenu par le minimum de 4,50 €. La franchise d’exonération ne s’applique pas non plus.
Un stagiaire peut-il recevoir des titres-restaurant?
Oui, un stagiaire gratifié peut bénéficier des titres-restaurant dans les mêmes conditions que les salariés, sous réserve que la participation de l’employeur respecte les règles d’exonération. Ces avantages sont soumis aux mêmes plafonds et ne modifient pas la franchise sur la gratification.
Comment déclarer la gratification dans la DSN lorsqu’elle est totalement exonérée?
La gratification exonérée est à reporter dans le bloc « Stagiaire, S21.G00.40.011 » avec la valeur « 001, gratification exonérée de cotisations ». Le montant de la franchise est à renseigner dans le champ dédié, même si la gratification versée est strictement égale à cette franchise. L’éditeur de paie gère généralement ces codes automatiquement.
Le bulletin de paie du stagiaire doit-il indiquer la convention collective?
Si l’entreprise applique une convention collective, elle doit figurer sur le bulletin de paie, au même titre que pour un salarié. La mention du code IDCC et de l’intitulé de la convention est obligatoire. Cela peut sembler anodin, mais l’absence de cette mention régulière est un motif de rectification en cas de contrôle.
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