50 ans. C’est la durée pendant laquelle MyArkevia conserve vos bulletins de paie, peu importe le nombre de fois où vous changez d’employeur, de logiciel de paie, ou même de statut professionnel. Un salarié qui veut un justificatif pour un prêt immobilier, un ancien collaborateur qui prépare sa retraite, un contrôle Urssaf qui demande une fiche de paie de 2019: dans tous ces cas, le coffre-fort numérique garde le document accessible, lisible et horodaté, sans que vous ayez à fouiller des classeurs poussiéreux.
Derrière ce nom qui fleure bon le cloud sécurisé, MyArkevia est un service de coffre-fort numérique dédié aux documents RH. Pas un simple espace de stockage: une plateforme réglementée, conçue pour garantir l’intégrité des fichiers, leur authenticité juridique et leur disponibilité sur le long terme. On est loin du dossier partagé sur un serveur maison.
MyArkevia n’est pas un cloud de stockage bricolé
Contrairement à un Drive Google ou un espace SharePoint, MyArkevia répond à des exigences légales précises. Le Code du travail impose à l’employeur de conserver les bulletins de paie pendant cinq ans, et les documents liés à la retraite jusqu’à l’âge de 75 ans de l’assuré. Un fichier PDF sauvegardé sur un disque dur ne prouve rien: il peut être modifié, perdu, ou inaccessible au bout de trois changements de version logiciel.
MyArkevia gère cette contrainte en appliquant un horodatage certifié à chaque document déposé. Ce mécanisme garantit qu’un fichier n’a pas été altéré depuis son enregistrement. Il offre aussi une traçabilité complète: qui a déposé quoi et quand. Pour un dirigeant de TPE qui n’a ni service juridique ni DSI, c’est une assurance simple contre les litiges prud’homaux et les contrôles.
La plateforme se décline en deux interfaces distinctes: l’espace salarié, pour consulter et télécharger ses propres documents, et l’espace employeur, pour déposer les bulletins en masse, gérer les comptes et suivre les accès. Cette séparation évite les confusions de droits et respecte le principe de cloisonnement des données personnelles.
Activer un compte MyArkevia sans perdre une demi-journée
L’activation de l’espace personnel commence toujours par un code remis par l’employeur ou par le prestataire de paie. Sans ce code, impossible de créer son compte. Ce n’est pas un caprice technique, c’est une barrière de sécurité: le coffre-fort n’héberge que des documents que l’employeur a explicitement décidé d’y mettre.
Le code d’activation, premier verrou
Quand une entreprise adopte MyArkevia, elle reçoit de son éditeur de paie une liste de codes, un par salarié. Elle les distribue ensuite par email ou via le bulletin de paie papier. Une fois ce code en main, la marche à suivre est directe: se rendre sur le site myarkevia.com ou myarkevia.fr, cliquer sur « Première connexion », saisir le code, renseigner son email professionnel ou personnel, puis définir un mot de passe robuste.
L’email saisi devient l’identifiant unique du compte. Si le salarié quitte l’entreprise, il peut conserver son accès en modifiant cet email pour un compte personnel. Les documents déjà déposés restent accessibles pendant 50 ans, comme l’exige le cadre réglementaire, précise blog-rh.com.
Première connexion, et les pièges à éviter
L’interface impose de créer un mot de passe complexe, avec majuscule, minuscule, chiffre et caractère spécial. L’oubli est fréquent. La procédure de réinitialisation nécessite de renseigner l’email du compte; un lien de réinitialisation est envoyé dans les minutes qui suivent. Les emails tombent parfois dans les spams: le nom d’expéditeur varie, mais le domaine reste @arkevia.com.
Un mot de passe temporaire se change dès la première connexion. Sans ça, l’ancien employeur pourrait accéder au compte après le départ du salarié, même si juridiquement il n’en a pas le droit. La plateforme est accessible 24h/24 et 7j/7, depuis n’importe quel navigateur, sans installation de logiciel.
Ce que vous pouvez faire concrètement dans MyArkevia
Une fois le compte activé, l’interface se présente comme un tableau de bord épuré. Pas de fioritures: des dossiers, une liste de documents récents, des notifications.
Consulter et télécharger ses bulletins
Les bulletins de paie émis par l’employeur apparaissent automatiquement dans le répertoire dédié, classés par période. Un clic suffit pour les visualiser dans le navigateur ou les télécharger en PDF. Chaque fichier est horodaté et signé électroniquement. Pour un salarié qui a besoin d’un justificatif de salaire pour un bailleur ou une banque, l’opération prend moins de deux minutes.
L’affichage respecte le modèle de bulletin simplifié obligatoire depuis 2018, avec les lignes de cotisations et le net social clairement lisibles. MyArkevia ne transforme pas le fichier en image illisible: le PDF reste exploitable, imprimable et intègre.
Ajouter ses propres documents
Le coffre-fort accepte aussi les fichiers personnels: contrat de travail, avenant, attestation de formation, certificat de travail, solde de tout compte. Pour les importer, un simple glisser-déposer suffit. Le système attribue un horodatage et une signature électronique au moment du dépôt, ce qui peut prouver l’existence du document à une date donnée.
Les types de fichiers acceptés vont du PDF au format image en passant par les documents texte. Pour les attestations de formation à distance, par exemple, cela permet de conserver la preuve de présence et de contenu pédagogique, pratique si l’OPCO ou l’employeur demande un justificatif.
Organiser ses fichiers en répertoires
L’utilisateur peut créer des sous-dossiers pour ranger les documents par année, par employeur, ou par type. Cette organisation n’altère pas l’horodatage ni l’intégrité des fichiers. Les répertoires facilitent la recherche et évitent le défilement interminable dans une liste unique.
Notifications et alertes pour les nouveaux documents
Chaque fois que l’employeur dépose un nouveau bulletin ou un document, le salarié reçoit une notification par email. L’alerte contient un lien direct vers le fichier, sans obliger à naviguer dans l’interface. Cela incite à vérifier les bulletins dès leur mise à disposition et à signaler rapidement une anomalie, par exemple une erreur de taux de cotisation ou un net à payer incohérent.
La sécurité de vos données tient à des obligations légales
Derrière le terme « coffre-fort numérique », il y a des obligations juridiques et techniques concrètes. MyArkevia ne se contente pas d’afficher un cadenas dans la barre d’adresse du navigateur.
Conformité RGPD et hébergement en France
L’éditeur Arkevia, créé en 2000 selon verifsites.com, héberge les données sur des serveurs situés en France, avec un chiffrement de bout en bout. Le Règlement général sur la protection des données impose un traitement minimal des données personnelles, et MyArkevia s’y conforme en ne collectant que les informations strictement nécessaires: nom, prénom, email, identifiant de l’employeur. Aucune revente de données, aucun profilage publicitaire.
En tant que sous-traitant au sens du RGPD, Arkevia signe un contrat avec l’employeur, qui reste responsable du traitement. Pour le salarié, cela signifie que le droit d’accès, de rectification et d’effacement des données s’exerce d’abord auprès de l’employeur, mais le coffre-fort fournit les outils techniques pour télécharger ou supprimer ses propres documents.
Chiffrement et intégrité des fichiers
Chaque document déposé est scellé électroniquement avec une empreinte numérique horodatée par un prestataire de certification qualifié. Ce mécanisme garantit l’intégrité du fichier: la moindre modification, même d’une virgule, rendrait l’empreinte invalide. En cas de litige, cette signature prouve que le bulletin de paie présenté est bien celui qui a été émis par l’employeur à la date indiquée.
Conservation garantie pendant 50 ans
La promesse des 50 ans n’est pas une clause commerciale, c’est une obligation technique. Arkevia s’engage à conserver les documents jusqu’à ce que le titulaire atteigne 75 ans, conformément aux règles de prescription en matière de retraite. Même si l’entreprise cliente cesse son activité ou change de logiciel de paie, les données restent accessibles sur le compte personnel du salarié. Cette pérennité distingue MyArkevia d’un simple archivage interne sur le réseau de l’entreprise.
MyArkevia côté employeur: déposer, intégrer, suivre
Pour un dirigeant de TPE ou un responsable RH, MyArkevia se connecte le plus souvent au logiciel de paie utilisé en interne ou par le cabinet comptable. Le workflow simplifie une tâche chronophage.
Dépôt en masse des bulletins
Une fois la paie validée dans le logiciel, les bulletins sont générés puis transférés automatiquement dans les comptes salariés via une API ou un export CSV. Le dépôt manuel un par un n’existe que pour les corrections ponctuelles. Ce processus réduit les erreurs de destinataire et élimine l’envoi d’emails individuels avec pièce jointe, source de fuites de données et de problèmes de poids de fichier.
Intégration avec votre logiciel de paie
La plupart des éditeurs partenaires (Sage, Cegid, EBP, etc.) proposent un connecteur natif vers MyArkevia. Une fois activé, l’interface employeur remonte automatiquement la liste des salariés, leurs bulletins et les documents liés. Si vous changez de logiciel, les données historiques restent dans le coffre-fort: seule la nouvelle production transite par le nouveau connecteur. Ce découplage est précieux quand on sait qu’un changement de logiciel de paie entraîne une perte partielle des archives.
Gestion des comptes salariés
L’interface employeur permet de réactiver un compte bloqué, de modifier l’email de contact, ou de supprimer un accès (par exemple en cas de départ). Elle offre aussi une vision consolidée des documents déposés par salarié, avec des indicateurs de consultation. Un tableau de bord statistique montre combien de salariés ont ouvert leur compte, combien de bulletins n’ont jamais été téléchargés.
Ces données servent à piloter la communication interne: si 30 % des comptes ne sont jamais activés, le problème vient de la distribution des codes d’activation.
MyArkevia face à Digiposte et PeopleDoc
Le coffre-fort numérique compte quelques acteurs incontournables, et le choix dépend du logiciel de paie déjà en place.
| Critère | MyArkevia | Digiposte | PeopleDoc |
|---|---|---|---|
| Positionnement principal | Documents RH et bulletins de paie | Courrier administratif et documents personnels | Coffre-fort RH orienté grandes entreprises |
| Conservation des bulletins | 50 ans minimum | Illimitée tant que le compte est actif | Selon contrat employeur |
| Intégration logiciels de paie | Oui, connecteurs natifs | Non (import manuel) | Oui, via API |
| Ouverture du compte Salarié | Code d’activation remis par l’employeur | Création libre avec identité numérique | Invitation par l’employeur |
MyArkevia se distingue par sa focalisation exclusive sur les documents RH, là où Digiposte vise un usage domestique plus large (factures, relevés bancaires, documents CAF). Digiposte n’est pas conçu pour recevoir automatiquement les bulletins d’un logiciel de paie: le salarié doit les importer lui-même, ce qui casse le flux employeur-salarié et peut générer des retards.
PeopleDoc, racheté par la société ADP, est un concurrent direct sur le segment des grandes entreprises. Son interface employeur est plus riche en workflows de validation et en connecteurs, mais son adoption passe par un contrat de service généralement intégré à la solution ADP. Pour une PME qui n’utilise pas ADP, MyArkevia est souvent plus simple à déployer, car elle est proposée par un plus large éventail d’éditeurs de paie.
Problèmes de connexion, documents manquants: les solutions qui marchent
Trois blocages reviennent. Mot de passe oublié: le lien de réinitialisation part par email en quelques minutes, et l’employeur ne peut pas le générer à la place du salarié. Bulletin absent du coffre: soit l’employeur ne l’a pas encore déposé, soit le fichier a été supprimé, et c’est le service paie qui tranche depuis l’interface employeur. Code d’activation perdu: seul l’employeur en régénère un depuis son espace administrateur, pour des raisons de sécurité.
Questions fréquentes
Pourquoi mon employeur ne dépose-t-il pas les bulletins dans MyArkevia?
Toutes les entreprises ne sont pas clientes d’Arkevia. Si votre employeur n’a pas souscrit au service, vos bulletins continuent à être remis en format papier ou PDF par email. Votre service RH pourra dire si un passage au coffre-fort numérique est envisagé à l’occasion d’un changement de logiciel de paie.
Puis-je supprimer définitivement mon compte MyArkevia?
Oui. L’option se trouve dans les paramètres du compte. La suppression efface l’ensemble des documents stockés, sans possibilité de récupération. Avant de supprimer, téléchargez tous les bulletins et contrats importants. Si vous avez quitté l’entreprise, conservez plutôt le compte avec un email personnel.
MyArkevia est-il compatible avec les logiciels de paie des cabinets comptables?
La grande majorité des éditeurs de paie pour cabinets comptables intègrent un connecteur Arkevia. Renseignez-vous auprès de votre expert-comptable pour savoir s’il active le dépôt automatique. Sans connecteur, le dépôt se fait manuellement par fichier CSV, ce qui alourdit la tâche.
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